講演会の準備
講師が決定しましたら、準備物の用意、制作物の確認、イベントの告知、当日の流れなど、本番に向けての準備を整えましょう。
進行表の作成
講師や会場、スケジュールが決定しましたら、次は当日の流れを決めましょう。開場時間、開演時間と終了時間、司会者、講演内容、その他催しの内容、受付、講師の送迎アテンド・進行役スタッフの人数、スタッフ集合時間など、段取りを決めることも重要です。進行表（または進行台本）を作成し、関係者で共有するとともに役割を明確にすることで、チェック漏れやトラブルも防げます。Speakersスタッフへもお気軽にご相談下さい。
講演会の準備物
基本的な準備物（控え室、演台、マイク、お食事）に加え、講師によって必要な準備物も異なります。当社をご利用いただける場合、講師ごとの準備物はSpeakersスタッフよりご連絡させて頂きます。準備物リスト（PDFファイル）を確認の上、ご準備をお願い致します。
（例）PCを使う講師の場合
・・・スクリーン、プロジェクター、インターネット環境など
※準備物リストを担当者全員で確認することで、準備漏れも防げます。
講演会の告知方法
せっかくの講演会をより有意義なものにし、多くの方に参加していただくためには集客活動も重要です。
集客策として、
─ ポスターやチラシ
─ 社内報や広報誌
─ ホームページ
─ 新聞広告
（場合によってはTVやラジオも）
を活用したイベントの告知が考えられます。
※当社をご利用いただける場合、告知物作成に必要な講師の写真やプロフィールはSpeakersスタッフが手配致しますので、必ずオフィシャルのものをご使用下さい。但し、告知する場合は、講師側の事前の承諾と修正可能なゲラや入稿・印刷前データの内容確認が必要になります。告知時期に余裕をもって進めていくことをおススメします。
集客UPのアイデア
前述の告知物に加え、集客UPのアイデアとして来場者メリット（オプション）を付ける方法もあります。
著書の販売と同時にサイン会、握手会を実施
有名人講師と直接ふれあう機会を作ることで集客UPが期待できます。
来場者特典プレゼントの実施
来場者に喜ばれそうなプレゼントを用意しましょう。（例）講師の著書プレゼント（数量限定）
講演会の記録物の確認
講演会の模様を写真やビデオで記録したい場合、告知物と同様に事前に講師側の承諾が必要となります。講師によっては、当日の記録は一切不可という方もいらっしゃいますので、必ずご相談下さい。
主催者記録用の録音・録画・写真撮影、広報用の新聞やテレビ取材、記念用のサイン・写真撮影のご要望がある場合は、事前に確認が必要です。
当社をご利用いただける場合、講師側への確認と相談の上、対応させていただきます。
講演会の交通手段
講演会会場までの講師の交通手段は、最寄りの空港、駅から会場までの移動手段（基本的にはタクシーや車による送迎が必要）や移動時間（逆算して飛行機や列車などを手配）を事前に確認、講師側と相談の上、手配する必要があります。
講師によっては、航空会社、座席の指定がございます。飛行機を利用の場合は、予期せぬ事態に対応できるよう、当日でも便の変更が可能な正規料金での手配が基本となります。
当社をご利用いただける場合、チケットの手配は基本的にSpeakersスタッフが行います。会場や当日のスケジュールに応じて新幹線や飛行機の手配、（宿泊が必要な場合はホテルの予約）をとり行い、チケットを講師側にお渡しします。
チケット代については、後日実費をご請求させていただきます。但し、移動や宿泊手配について、主催者様のご都合で調整等が必要な場合は、お気軽にご相談下さい。
必要な交通費等の内訳
─ 講師+同行者の起点よりの往復（飛行機は正規料金が基本）
─ 最寄の空港、駅から会場の送迎
─ 宿泊を伴う場合はホテルの手配
最終確認
講演会開催前に、講師側と会場側に最終確認を行ないましょう。講師の到着時間、送迎、会場やイベントの進行、当日の緊急連絡先など、再度確認が必要です。
当社をご利用いただける場合、Speakersスタッフが必要な事項について確認の連絡を致します。講演会を成功させるため、主催者様に安心してお任せいただけるようSpeakersスタッフが全力で務めさせていただきます。 講演会の開催前に、講師側会場側など最終の確認をしましょう。当日の講師の到着時間、送迎、会場やイベントの進行、当日の緊急連絡先など、再度確認が必要です。
当社をご利用いただきますと、スタッフが必要な事項について確認のご連絡をさせていただきます。
講演会の成功のために、不安な点、ご不明な点がありましたら遠慮なくお尋ね下さい。当日も何かございましたら担当スタッフまでご連絡下さい。
