講演会を成功させる6つの法則

その他

講師への依頼状(打診) 講師への礼状(事後) 参加者・出席者への礼状

講演会を成功させるには、様々な準備が必要です。その中でも、講師への講演依頼状、講演会終了後講師に宛てるお礼状、参加者や出席者へのお礼状は、講演をより実のあるものするために、押さえておきたい重要なポイントといえましょう。それでも、いざ書くとなると、その書き方で頭を悩ませてしまう方も多いはずです。しかし、様々な書状には、書き方にルールがあります。それを理解し、ルールに則った書式でしたためると、非常に有効な書状ができあがります。そこで、希望の講師を招聘し、講師にも参加者・出席者にも大いに満足していただくために、伝えたい内容を効果的に表した講師への依頼状(打診)、講師への礼状(事後)、参加者・出席者への礼状の文例、書式例をご紹介いたします。適切な書式に則ることで、熱意と感謝の心が的確に伝わり、講演会を成功に導き、次回の講演会開催へも繋がります。

講師への依頼状(打診)

講師へ講演などを依頼する場合の依頼状の書き方をご紹介します。講師への依頼状をどう書いたらよいかお困りの方も多いと思いますが、下記のポイントを押さえれば、実に簡単です。ポイントは、自分の気持ちよりも講師の気持ちを考えることです。特に講演会にひっぱりだこの人気講師は一日に10件~20件もの講演依頼を受けるわけですから、要点が伝わりやすい事が第一です。特に、最近はメールで送るケースがほとんどですので、講師招聘に対する熱い気持ちはメールで伝え、添付の依頼状は簡潔にするのがポイントです。

悪い例
●企画開催に対する思いを延々と述べてあり、熱い気持ちは伝わるが、肝心な内容・条件などが具体的に書かれていない
良い例
●依頼内容が項目ごとに整理され、分かりやすい。 ●金額や日時など具体的な条件が明記されており、 講師にとって可否の判断がしやすい。

下記で紹介するのは、開催する講演会、セミナー等の講師への依頼状の書き方のサンプルです。次のような文章構成にしています。実際にサンプルをダウンロードしてテンプレートとしてご利用下さい。

【前文】
簡潔な挨拶(長々とした挨拶は不要)
【主文】
企画概要を簡潔に記入。前分の下に「記」として依頼を行う具体的な内容・条件(日時、所、テーマ、謝礼の金額、交通費の有無など)を明記する。
【末文】
簡単な締めの挨拶

左記はあくまで一例にすぎませんので、ご使用になる状況等に応じて、適宜文面を修正してください。

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講師への礼状(事後)

講演終了後、講師へのお礼状を出す事は”マスト”ではありませんが、講師としては礼状をもらうとうれしいものです。また、お礼状に加え、聴講者のアンケートなどを同封するとさらに講師に喜ばれます。

下記テンプレートは、開催する講演会、セミナー等の講師への礼状の書き方のサンプルです。

【前文】
【主文①】
お礼―セミナー等に参加していただいたことに対するお礼等(「さて、このたびはご多忙中にもかかわらず、弊社主催の『◯◯◯◯セミナー』にご出演いただきまして、誠にありがとうございました。」) ※御礼の意を間欠に伝える
【主文②】
本来の用件―次へのステップにつなげる簡単な営業(「セミナーにかぎらず、貴社の◯◯◯◯に関しましてもお困りの点がございましたら、お気楽にご相談ください。」)
【末文】
(「末筆ながら、貴社のご発展を祈念いたしまして、御礼と代えさせていただきます。今後とも末永いお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。」)
※来場者のアンケートなどが入っていると尚可

以上、あくまで一例にすぎませんので、ご使用になる状況等に応じて、適宜文面を修正してください。では、セミナー等への講師に対するお礼状の見本・サンプル・雛型・たたき台として、ご利用・ご参考にしてください。

 サンプルのダウンロード(108KB) 

参加者・出席者への礼状

講演会やセミナーの参加者の方へ、営業フォローのためのお礼状の書き方をご紹介します。自社の製品やサービスを広く知ってもらうために講演会やセミナーを開催する場合、参加者への後追い営業は非常に重要です。そのためにも、参加者にメリットのある情報が盛込まれているなど一方的なセールスにならないような工夫が必要です。

本テンプレートは、主催した講演会、セミナー等の参加者へのお礼状の書き方のサンプルです。次のような文章構成にしています。

【前文】
【主文①】
お礼―セミナー等に参加していただいたことに対するお礼等(「さて、このたびはご多忙中にもかかわらず、弊社主催の『◯◯◯◯セミナー』に参加していただきまして、誠にありがとうございました。」)
【主文②】
本来の用件―次へのステップにつなげる簡単な営業(「セミナーにかぎらず、貴社の◯◯◯◯に関しましてもお困りの点がございましたら、お気楽にご相談ください。」)
【末文】
(「末筆ながら、貴社のご発展を祈念いたしまして、御礼と代えさせていただきます。今後とも末永いお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。」)

以上、あくまで一例にすぎませんので、ご使用になる状況等に応じて、適宜文面を修正してください。では、セミナー等への参加・出席に対するお礼状の見本・サンプル・雛型・たたき台として、ご利用・ご参考にしてください。

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STEP3 講演会の準備

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STEP5 講演会終了後

STEP6 依頼状と礼状

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